El procés de selecció de xerrades consta de dos fases fonamentals: la votació anonimitzada i la selecció manual, totes dues dissenyades per a garantir la qualitat i diversitat de les xarrades oferides.
Votació anonimitzada:
- Es prepara un document amb totes les xarrades, on només es mostra el títol i la descripció.
- Un grup divers de persones, seleccionades per a representar diferents perfils d’oients, vota cada xarrada de l’1 al 5.
- Es fa una mitjana de les votacions de cada xarrada, sense revelar la identitat dels ponents.
Selecció manual:
- Les xarrades s’ordenen segons la puntuació obtinguda en la fase anterior.
- Se seleccionen les xarrades per a cobrir els espais disponibles, considerant la puntuació i la diversitat de temes i ponents.
- Es descarten xarrades repetides, tant de ponents com de temàtiques similars a les ja acceptades en les dos últimes edicions de l’esdeveniment.
- Es promouen xarrades per a millorar la representació de grups infrarepresentats i per a cobrir temàtiques no abordades.
- L’organització pot decidir incloure alguna xarrada d’especial interés si esta resulta estar alineada amb els objectius de l’organització i per motius d’agenda.
- Les xarrades seleccionades es distribuïxen en l’horari de manera balancejada, evitant la concentració de temes similars en la mateixa franja horària.
- Se seleccionen les xarrades que s’han quedat prop d’entrar com a ponents suplents.
- Es contacta als ponents acceptats, als suplents i als no acceptats per a notificar-los de la decisió.
- Es demana confirmació als acceptats amb la proposta de l’hora que se li ha assignat per si cal fer algun canvi en l’horari.
Agraïm a tots els ponents pel seu interés i participació en el nostre esdeveniment. Lamentem no poder comptar amb totes les xarrades rebudes, però apreciem enormement l’esforç i la qualitat de les propostes presentades.